Le Web In / Out !

Après avoir écrit un article sur la capacité des blogs à communiquer en Interne et en Externe, ainsi qu’un rapide panorama des outils du Web 2.0, il est important de continuer cette démarche en regardant du coté des Wikis, des réseaux sociaux, des applications en ligne et des Flux RSS.Quels sont leurs utilisations possibles ? Pour quels avantages ?

Le WIKI - COLLABORATION

• Coopération dans le travail :

Il faut mutualiser le travail de tout un chacun (rédaction, recherche d’informations, expertise).

Ces outils favorisent la relecture des informations et l’édition de contenus au sein de l’organisation, il y a donc une autorégulation qui s’opère et une mise à jour permanente des utilisateurs.

Objectif : Poser une problématique avec un début de réponse et qu’un autre collaborateur ayant des compétences techniques spécifique réponde sur un aspect, puis qu’un cadre responsable des achats ajoute sa connaissance.

• Emergence d’une intelligence collective:

Chaque acteur de l’organisation est capable de répondre à un « morceau » du problème.

• Circulation de l’information :

Par le biais de la facilité d’utilisation et de saisie, des commerciaux sont capables de saisir en temps réel grâce à un PDA ou un simple email des informations précises sur une offre, un concurrent.

Les flux d’informations sont alors envoyés à une personne responsable de la veille qui est capable de compléter l’information toujours en temps réel.

RESEAUX SOCIAUX - E-Reputation

• Identifier des nouveaux collaborateurs / partenaires :

Les fiches de chaque membre des communautés virtuelles doivent être très détaillées.

• Communiquer sur les compétences des collaborateurs :

Il faut élargir la réputation d’un collaborateur dans les sphères des réseaux sociaux. La cyber réputation d’un salarié dans un « hub » peut s’avérer être un atout pour la prospection de l’entreprise et sa capacité à générer de nouveaux contacts.

FLUX RSS - VEILLE

• Personnaliser son outil en fonction des besoins :

Il est très facile de pratiquer une veille des concurrents, de sa réputation (image de marque) et du marché. Il suffit de mettre en place un outil d’alerte à chaque fois que quelqu’un parle de l’enseigne. L’ensemble est disponible de n’importe quelle interface connectée à Internet.

• Mise à jour permanente sans interaction de l’utilisateur :

Les flux d’informations se mettent automatiquement à jour au fil des publications syndiqués par l’utilisateur, il est donc facile de suivre avec précision les articles. C’est un gain de productivité important puisqu’il ne nécessite aucune manipulation.

APPLICATION EN LIGNE - MOBILITE

ZDNet estime 500 millions de salariés “deskless”- les “sans PC” privés des fonctions bureautiques universelles telles qu’écrire ou communiquer par e-mail ou chat.

• Installer des PC en libre service, Un poste avec accès internet pour 10 à 20 “deskless”
• 1 boîte mail et des outils bureautiques de base par personne sur le web.
• Augmentation du télétravail et de la mobilité

Cette dernière partie nécessite un FOCUS que je suis actuellement en train de rédiger, notamment sur les utilisations possible de Google Apps au sein d’une organisation. Toujours dans l’objectif de dématérialiser au maximum les informations, les rendre plus mobiles, plus adapter aux besoins et plus collaboratives.

Ces outils sont autant de possibilités d’augmenter les connexions et les échanges entre collaborateurs. La plupart sont gratuits et disponibles sur Internet. Evidemment selon la taille des structures il est essentiel de les personnaliser, même si cela nécessite un développement informatique, Ils doivent être utilisés stratégiquement, selon les besoins des entreprises. Mais une chose est sur, dans quelques années elles deviendront simplement indispensables, autant commencer dès maintenant.

Lors de mes précédents billets sur l’entreprise 2.0, j’ai souvent évoqué la nécessité de dématérialiser les documents, c’est-à-dire les rendre mobile, visible sur toutes les plateformes (téléphone ou pc portable) et dans toute les conditions (Spots Wifi, 3G, Intranet)Je m’intéresse également au potentiel collaboratif des outils Web, cette capacité à alléger les logiciels bureautiques pour favoriser les fonctionnalités utiles.

Ici je parle donc de suite bureautique en ligne, il existe beaucoup d’applications sur Internet, mais je profite de l’annonce sur la nouvelle ergonomie de Google Docs pour faire un FOCUS.

Le nouveau partage de l’information interne

Les besoins en matière de collaboration et de partage d’informations ont radicalement changé depuis quelques années. En revanche, les outils utilisés par les entreprises n’ont pas évolué. Les systèmes, les outils et les interfaces utilisateur qui étaient conçus pour un monde axé sur les documents papier et pour des individus et des équipes non connectés, sont désormais obsolètes

Le papier n’est plus une fin

Les outils de collaboration du passé partaient du principe que chaque document finirait par être imprimé. Ils reposaient également sur la collaboration séquentielle. Dans l’environnement d’hier, c’était à l’utilisateur de se souvenir de l’emplacement de ses documents.

Mais le monde d’aujourd’hui est très différent. Les professionnels de l’information collaborent avec leurs collègues par le biais de différents systèmes, depuis divers endroits. La plupart des informations créées par voie électronique ne quittent jamais l’univers numérique et les utilisateurs sont connectés à Internet en permanence, ou presque.

FOCUS : Une nouvelle interface de gestion

Google Docs se dote d’une nouvelle interface de plus en plus semblable à un gestionnaire de fichier Windows, avec la possibilité de classer, catégoriser ses documents Excel, Word et très bientôt Powerpoint (l’annonce à été faite).

Imaginez le process, vous recevez une pièce jointe sur Gmail, vous l’éditez en collaboration avec un collègue en discutant par Gtalk et en modifiant ensemble, en même temps le fichier, vous l’enregistrez et le renvoyé directement par Gmail . Tout cela sans quitter votre page Google.

Notons qu’en plus de Google Docs, la suite se dote d’un formidable Agenda avec alerte par SMS ainsi que d’une suite de géolocalisation (Google Maps).

L’ensemble devient très cohérent, j’ai moi-même migré l’ensemble de mes fichiers sur Google Docs, je partage ainsi mes DB avec mon associé et je travaille avec des outils largement suffisant pour créer un tableau, un graphique et des documents textes.

Il va falloir suivre de près l’évolution de Gslide, le nouveau Powerpoint de Google pour voir si je désinstalle définitivement office !

Quelques liens vers des blogs sur le sujet :

Benoit Descary / AccessOWeb / Techcrunch 

Toujours dans la continuation de mes réfléxions sur l’Entreprise 2.0, l’objectif de ce billet est de montrer l’impact concret des outils de gestion et de création de contenu présenté  ici et ici et donner des préconisations quant à leurs utilisations.

Même si on ne peut pas vraiment parler de ROI au sens strict du terme, il est primordial de définir les avantages pour une organisation à utiliser des outils Web.

Nous allons commencer dans cet article à parler des avantages du Blog, autant dans la communication Interne que dans la communication Externe.

• La ligne éditoriale est plus souple et ciblée, le blog est une entité à part entière et peut être utilisé tel quel, dans l’optique d’un ciblage précis des internautes.

Le contenu éditorial du blog se démarque du contenu présenté sur le site statique de l’entreprise. D’un esprit beaucoup plus ouvert, le blog permet de gérer une actualité et un contenu riche, utilisant plus de vocabulaire et de variantes que le discours officiel d’un site corporate.

• L’interactivité d’un blog est à peu près illimitée.

Au contraire du site institutionnel à vocation statique, insérer une vidéo, des images ou mettre en page le contenu est facile. Les commentaires des visiteurs sont d’excellents éléments d’interaction qu’un site Internet ne peut pas proposer (à moins d’investir dans un couteux développement).

• Avantage coût/performance : La communication virale face aux campagnes de marketing Internet.

Les minis sites ou l’achat de bannières sponsorisées nécessitent des budgets bien supérieurs au buzz [1]engendré par un blog.

Le BLOG de l’ENTREPRISE- Transparence

• Image moderne et responsable :

Transmission des valeurs de l’entreprise via un contenu en relation directe avec la vie de celle-ci, obligation de transparence puisqu’il est possible de laisser des commentaires.

• Proximité avec les clients et fournisseurs :

Instaurer une relation de confiance avec les partenaires, utiliser l’outil comme une gestion commerciale en acceptant les critiques vis-à-vis de tel ou tel produit, l’objectif est d’être réactif et comprendre les attentes des utilisateurs.

• Outil complémentaire de communication :

L’internaute n’est en général pas informé de la partie cachée de l’entreprise ou seulement par les médias et la publicité. Il est également possible de faire des communiqués financiers sur la situation de l’entreprise pour les actionnaires, mais aussi de communiquer en cas de crise. Exemple : Michel Edouard Leclerc est précurseur, lors de la crise des viandes avariés, son blog à permis de contrer des rumeurs par la réactivité de ses réponses.

Le Blog des salariés = Implication = Knowledge Management

Ici on parle également de PKM pour Personal Knowledge Management, le blog devient une bibliothèque des réflexions et des process du salarié classé par catégories. Je reviendrais dans un autre article sur cette théorie que j’ai pu lire sur quelques autres blogs et que je trouve assez intéressante.

• Favoriser l’information transversale :

Il est souvent difficile de prendre la parole en assemblée ou lors des réunions, le blog peut favoriser la mise sur « papier » de réactions positives ou négatives à l’encontre d’un processus ou d’une décision non comprise. Le collaborateur s’implique d’avantage dans les décisions managériales de la direction et donne son point de vue à son niveau.

• Favoriser le développement personnel :

Un salarié souhaite partager ses connaissances dans un domaine de compétence très spécifique mais la fonction qu’il occupe ne lui permet pas d’être pleinement intégré à une équipe. L’intérêt pour le management est de lui donner un outil pour communiquer et acquérir des nouveaux axes de réflexions. Il peut être un outil pour la DRH qui peut s’en servir comme support dans ses politiques de développement et de formation.

• Mise en valeur de l’entreprise par ses employés :

L’entreprise est à l’image de ses employés, le blog relaye vraiment cette philosophie, il faut donner aux collaborateurs la possibilité de s’exprimer, c’est toute la culture de l’entreprise qui est changée.

• Outil de Workflow ou diminution des échanges mails

Il faut automatiser un flux d’informations au sein d’une organisation, par exemple en transmettant des documents automatiquement. La syndication des contenus blogs constitue une plate-forme fédératrice de gestion des connaissances.

Les déclinaisons dans l’utilisation d’un Blog sont multiples, chaque entreprise et chaque collaborateur peut y voir un avantage. Mais l’objectif est toujours le même, diminuer les échanges inutiles et parasites (spamming des alias mails et des échanges bureautiques). Favoriser la collaboration dans l’organisation, finalement facilité l’émergence d’une véritable intelligence collective.

Des outils de DIFFUSION de contenus

LE RSS ou la syndication web

L’objectif de ces outils est de devenir un véritable outil de veille, après mon entretien avec Pierre Chappaz, j’ai constaté que près de 30% des utilisateurs de Netvibes sont des professionnels (outil de veille).

La syndication permet à un site de récupérer des données concernant un site tiers, grâce à des flux d’information. Les flux les plus courants sont en formats RSS.

• Enrichir en information le site de destination et de générer du trafic vers le site émetteur en retour. Les flux apparaissent sur le site de destination sous forme de modules (prévision météo, diaporama, recherche), ou de liens, qui signalent l’apparition de nouveaux articles sur le site émetteur.
• Les sites destinataires peuvent être des sites traditionnels, ou bien des sites personnalisables et entièrement dédiés à la réception de flux d’information. On parle alors de pages d’accueil personnalisables, ou plutôt d’agrégateurs de contenus. Ils deviennent des outils de veille de l’information.
• Les agrégateurs donnent à l’internaute la possibilité de choisir ses sources, de les organiser, d’être en contact permanent avec elles et de les supprimer dès qu’il le souhaite. L’internaute ne va plus à l’information, celle-ci vient à lui.

Des outils d’ECHANGE de contenus

Les internautes, à la fois créateurs et lecteurs, sont dans un processus permanent de création (les blogs et avis), de co-création (les wikis) ou de diffusion (les agrégateurs). Certains outils ont été spécifiquement conçus pour l’échange. Cet échange repose sur le partage (de liens, de photos, de vidéos), la création de liens (amicaux, professionnels), et sur le travail en équipe.

Il est important de montrer que beaucoup de ces outils d’abord destiné aux internautes ont dérivé de part leur notoriété planétaire vers une utilisation professionnelle.

Les échanges de contenus

Les plateformes de partage de photos, comme FlickR, ou de partage de vidéos, comme YouTube ou Dailymotion, donnent la possibilité à chacun de créer gratuitement un espace sur lequel il peut déposer ses créations.

• Une émulation naturelle s’est instaurée entre les membres, dont certains ont un compte professionnel.
• Le fait d’avoir proposé un outil parfaitement adapté aux attentes de professionnels a permis de tirer l’ensemble des contenus vers le haut.

Comment cela fonctionne ?

Les recherches sont constituées de mots. Il est aisé de retrouver des textes contenant les mots-clés recherchés. Les créateurs de contenus sont mis à contribution pour attribuer des étiquettes ou « tags » à leurs créations.

En attribuant des mots-clés à chaque photo qu’ils déposent, les créateurs synthétisent le contenu de la photo en quelques notions clés.

Les échanges de favoris

DELICIOUS. Les favoris constituent un catalogue de liens privilégiés, classés par besoins d’information.

Si chaque internaute partage ses favoris avec l’ensemble des internautes, en décrivant au préalable chacun des liens qu’il répertorie, chacun a à sa disposition un répertoire de liens intelligents.

Les échanges de popularité

Si les recherches de moteurs ne suffisent parfois pas à obtenir le type de sources d’informations recherchées, un annuaire collectif peut y parvenir.

Les paramètres de classement sont les suivants :

• La récence des actualités
• La popularité des informations

D’un clic, les membres votent pour un article qu’ils trouvent satisfaisant. Les apporteurs de contenus taguent au préalable les articles, afin d’apporter un tri supplémentaire.

Les réseaux sociaux

Les communautés peuvent répondre au besoin de connaissance de personnes partageant des points communs. C’est un besoin d’élargissement de son réseau d’influence.

Chaque membre est sensé renseigner l’ensemble de ses contacts professionnels, qui, s’ils l’acceptent, deviennent membres à leur tour.

L’intérêt de ce type de réseaux ne réside pas dans la simple exposition du nombre de contacts collectés, mais dans la mise en relation avec des membres du même secteur et avec d’éventuels recruteurs.

Le travail collaboratif

Certains outils permettent le partage d’un espace de travail accessible en ligne.

Les logiciels traditionnels de bureautique sont remplacés par des services similaires en ligne. Même si des failles de sécurité empêchent des outils, comme la suite de 37 Signals, de Zoho ou de Google, de devenir aujourd’hui la référence en matière de suite bureautique, la conception du travail quotidien est remise en cause par le Web 2.0.

Vision traditionnelle : Travail individuel, pouvant être partagé par la suite.

Nouvelle tendance : Travail d’équipe tout au long de sa conception.

Le site de journalisme citoyen Agoravox, a mis en place en décembre 2006, un outil permettant à tout membre de participer à la rédaction d’enquêtes collectives d’investigation sur des sujets précis, en collaboration avec des experts ou des journalistes d’investigation.

Synthese des outils du web 2.0

Ce panorama des services du nouveau Web n’est pas exhaustif, il existe beaucoup d’autres technologies innovantes pouvant être utilisées à des fins professionnelles.

L’objectif du web collaboratif est de favoriser la transversalité de l’information, on peut définir le travail collaboratif par ce qui favorise la collaboration pour mieux réussir un projet commun. L’ensemble de ces outils ne sont que des moyens pour mieux communiquer entre les internautes mais aussi au sein d’une organisation.

Ce sont également des supports complémentaires de communication interne, ils permettent de piloter, d’accompagner et d’animer une entreprise.

Le prochain article sera opérationnel, dans quelle mesure le Web 2.0 peut-il entrer dans l’organisation ? Quelles sont les barrières à l’entrée ? Pourquoi n’y a-t-il pas encore d’adoption massive de ce nouveau modèle ?

L’objectif de cet article est de faire un panorama des outils de création et de gestion de contenu et de voir par la suite comment les appliquer dans le système d’information d’une entreprise.

En effet l’erreur serait de dissocier l’internaute dans son salon de celui au bureau. Il est aujourd’hui possible d’utiliser les mêmes outils, les mêmes fonctionnalités sans baisser la productivité de l’utilisateur.

Des outils de CREATION de contenus

L’objectif est de montrer comment le Web 2.0 a facilité la publication de contenu en supprimant toute barrière technique notamment des langages de programmation. Grâce à ces nouveaux services la collaboration en ligne n’a jamais été aussi efficace. Ici nous allons prendre l’exemple de l’encyclopédie en ligne mais ils existent aujourd’hui des solutions Open Source pour créer des Wikis dans les entreprises, il en va de même pour les blogs professionnels.

Les wikis

La création de contenu sur Internet par tout internaute semble relever jusqu’ici de la juxtaposition de contributions, sans réel dialogue. Le wiki, popularisé par Wikipedia à partir de 2001, permet la fusion des contributions. Comme tout wiki, chaque membre peut modifier les articles crées par d’autres membres.

• L’ouverture d’une encyclopédie à l’ensemble des internautes permet une exhaustivité et une universalité des contenus qu’aucune encyclopédie traditionnelle ne peut obtenir.

Les nouveaux membres peuvent immédiatement, sans contrainte éditoriale autre que la recherche de l’objectivité, participer à la construction d’une « somme du savoir humain » (Jimmy Wales).

• Le principe d’autocontrôle de la communauté

En autorisant tout membre à modifier l’article déposé par un autre membre, Wikipedia s’assure de la fraîcheur des contenus. Les articles peuvent être modifiés à la volée, au rythme de l’actualité.

L’attention collective agit comme un filtre retenant les informations incorrectes. La qualité de l’article n’est pas arrêtée à un moment donné, comme pour une publication, mais ne cesse de s’améliorer. C’est pourquoi James Suriowecki parle de « Sagesse des foules ».

Les blogs

6 Internautes européen sur 10 ont entendu parler des Blogs, 9 sur 10 en France

Né de la contraction de Weblog, expression elle-même constituée des mots anglais web et log (journal de bord sur internet), le blog a révolutionné la diffusion de l’information et l’image d’Internet dès 1999.

En simplifiant à l’extrême son utilisation, il a permis à des millions d’internautes de se créer une « page personnelle » à leur image et de prendre librement la parole.

• L’internaute peut librement commenter chaque entrée du blog, ou « post ».
• L’outil de publication dynamique permet de créer, puis d’archiver du contenu.
• L’administration de la structure est automatique.