Le Web In / Out !

L’objectif ici est de comprendre comment le Web 2.0, et les nouveaux outils collaboratifs peuvent modifier l’architecture d’un système d’information classique d’une organisation. Il est important de délimiter les sphères dans lesquelles ces nouveaux outils Web peuvent interagir.

Un système d’information c’est QUOI ?

Dans le monde de l’entreprise, le terme système d’information (ou SI) possède les significations suivantes :

• Un ensemble organisé de ressources (personnels, données, procédures, matériels, logiciels, …) permettant d’acquérir, de stocker, de structurer et de communiquer des informations sous forme de textes, images, sons, ou de données codées dans des organisations.

A) Systèmes d’information supports d’opérations (traitement de transaction, contrôle de processus industriels, supports d’opérations de bureau et de communication).

B) Systèmes d’information supports de gestion (aide à la production de rapports, aide à la décision…).

• Un système ou sous-système d’équipements, d’informatique ou de télécommunication, interconnectés dans le but de l’acquisition, du stockage, de la structuration, de la gestion, du déplacement, du contrôle, de l’affichage, de l’échange (transmission ou réception) de données sous forme de textes, d’images, de sons, et/ou , faisant intervenir, du matériel et des logiciels.

Composition classique d’un SI

• Enterprise Resource Planning (en français : PGI pour progiciel de gestion intégré) - qui intègre tous les systèmes informatisés permettant de supporter le fonctionnement de l’entreprise.
• Des systèmes appelés « spécifiques » (ou encore : non standards, de conception « maison », développés sur mesure, que l’on ne trouve pas sur le marché,…), où l’on rencontrera davantage d’applications dans les domaines de la facturation, de l’aide à la production, ou de fonctions annexes.

Dans les ERP, on trouve des modules couvrant différents domaines d’activité

• Exemple : la gestion de la production, la gestion de la relation commerciale avec la clientèle, la gestion des ressources humaines, la comptabilité.

La proportion entre ERP et systèmes spécifiques est très variable d’une entreprise à l’autre. La multiplication des outils obligent les éditeurs de logiciel à réaliser des plates-formes compatibles. Mais il semble toujours difficile de réaliser un réel standard qui permet de passer d’un logiciel à un autre sans difficulté.

Nouvelle tendance des systèmes d’informations

Il s’agit de concevoir comment circule et est stockée l’information de façon efficace et cohérente pour toutes les activités d’une entreprise, d’un réseau d’entreprises, d’une administration publique, des relations entre entreprises, citoyens, gouvernements…

Par conséquent, dans les entreprises actuelles, le système d’information tend à s’orienter vers des ensembles plus globaux, l’information traitée par l’humain étant une connaissance à gérer.

Ce sont des plates-formes de pilotage, de coordination pour l’ensemble de l’organisation avec des niveaux d’accès utilisateur définis par l’organigramme de l’entreprise.

Des outils web déjà complémentaires

Le constat a déjà été fait que les internautes ne se privaient pas d’aller chercher, y compris et surtout pour leurs besoins professionnels, les outils qui leur manquent sur le réseau.

Don Hinchcliffe explique que dans des environnements lourds de process et exigences de saisies, on constatait la prise en main d’outils simples de collecte et de formalisation des informations, les outils du système d’information n’étant plus destinés qu’à recevoir un reporting occasionnel.

Une tendance à surutiliser les outils bureautiques

La bureautique s’appuie sur des suites bien connues (MS Office et OpenOffice) que l’on peut qualifier d’obèses (les utilisateurs se servant de 2 à 10% des fonctionnalités d´Office par exemple), et des messageries archaïques (du point de vue de leur architecture avant tout, basée sur des clients lourds), telles qu’Exchange ou Notes-Domino.

Il en est de même pour les outils de veille concurrentielle souvent basés sur le reporting des commerciaux mais sans aucune interactivité avec les autres services.

Des outils comme Excel sont sur utilisés et souvent hors contexte, ce qui provoque une surproduction des fichiers, une démultiplication des versions, et souvent une mauvaise saisie de l’information avec un partage limité (uniquement par mail, clés usb, voir dans certains cas sur papier.)

Conclusion, en deux années, s’est produit un basculement essentiel, celui qui fait qu’aujourd’hui le particulier a pour lui-même plus d’outils que ce qu’il trouve dans l’environnement de travail qui lui est proposé.

Il y a un constat important, l’impression que les organisations sont restées à quai.

Pour comprendre les dynamiques que peuvent engendrer des modifications dans l’organisation d’une entreprise, il convient de définir les objectifs avant de se lancer dans une restructuration profonde du système d’information

Objectifs economiques

• Améliorer la performance de l’entreprise : stimuler des points de vente, créer un catalogue en ligne, suivre un CA en temps réel, mieux travailler avec les fournisseurs.
• Encourager l’innovation : travail en commun sur un projet précis, favoriser la transmission d’information

Objectifs sociaux

• Favoriser l’écoute : capter l’état d’esprit de ses employés, proximité avec les salariés, dynamiser les relations avec la direction opérationnelle.
• Reconnaître le savoir-faire : favoriser les salariés à discuter de leurs connaissances, les mettre en avant, communiquer sur les compétences de chacun, forme de management de l’ego.
• Valoriser les collaborateurs : devenir contributeur, impacter sur l’investissement personnel, mettre en avant certains postes essentiels souvent peu exposés.

Il s’agit de dynamiques gagnant/gagnant :

l’entreprise gagne car elle bénéficie d’un réservoir d’idées et d’innovation jusque-là non exploité et le salarié gagne en termes de reconnaissance avec l’impact sur la motivation et l’investissement personnel.

La croissance des NTIC a poussé les entreprises à communiquer plus, plus vite et mieux. La révolution de l’Internet à quant à lui donner les moyens aux organisations de rechercher de l’information plus précise, plus adaptée et d’optimiser les échanges de fichiers.

Si je parle d’entreprise 2.0 c’est en référence au Web 2.0, il s’agit donc d’adopter les nouveaux modèles du travail collaboratif par opposition à la bureautique, de l’intelligence collective, de la circulation de l’information, des réseaux sociaux…

Ce modèle doit être applicable à l’ensemble des organisations

et non pas seulement aux startups Internet et entreprises du secteur Informatique. Il est effectif aussi bien pour une TPE, une organisation publique, une PME ou une grande structure. La seule différence entre ces entreprises est le taux d’équipement en ordinateur connecté à Internet.

Il n’est pas question ici de définir des critères indispensables pour être « labélisé » entreprise 2.0, mais plutôt des usages concrets, des méthodologies d’applications, des coûts d’applications et les risques à éviter pour optimiser l’utilisation des outils Web.

Des concepts de management 2.0 et d’intranet 2.0 vont être utilisés, ils sont autant des néologismes liés à l’évolution de l’Internet que des critères facilement identifiables pour les entreprises et les dirigeants.

L’objectif de ma réflexion sur l’entreprise 2.0

est de cibler les éléments à modifier dans les organisations, quels sont les outils à utiliser, dans quel objectif, et le bénéfice qu’ils amènent en terme d’image, de culture, de pilotage et enfin des préconisations pour éviter des pièges au moment du changement.

Après mon billet sur le crowdsourcing, je pense qu’il est important de définir l’intelligence collective, phénomène pas nouveau, mais qui revit aujourd’hui avec l’influence des communautés,la gestion de la connaissance et des contenus générés par les webonautes.
Les développements technologiques du dit “Web 2.0″ ou encore Web sémantique permettent le développement d’une intelligence collective sur Internet. Des outils tels que les Wiki, les “social bookmarks”, les moteurs sociaux de recherche (par exemple Lycos IQ [1]) favorisent l’échange et le partage de connaissance en s’appuyant sur la mutualisation du travail (rédaction, recherche d’information, expertise) de tout un chacun.

Wikipédia définit l‘intelligence collective comme des capacités cognitives d’une communauté résultant des interactionsagents). Les éléments portés à la connaissance des membres de la communauté font qu’ils ne possèdent qu’une perception partielle de l’environnement et n’ont pas conscience de la totalité des éléments qui influencent le groupe. Des agents au comportement très simple peuvent ainsi accomplir des tâches très complexes grâce à un mécanisme fondamental appelé synergie.

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